Praktijkcase Budelpack Poortvliet

Kernwaarden en communicatie: cruciaal voor ontschotting

Organisatie
Van Unilever tot Colgate-Palmolive, van Sara Lee tot Heinz, ze laten (een deel van) hun producten verpakken door Budelpack Poortvliet. Dit Nederlandse bedrijf is één van Europa’s grootste contractverpakkers van fast moving consumer goods. In 2009 werd met zo’n 120 medewerkers in vaste dienst en circa 25 procent uitzendkrachten een omzet van 14 miljoen euro geboekt. Budelpack biedt verpakkingscapaciteit aan voor zowel eigen verpakkingsconcepten als voor verpakkingsconcepten die zijn ontwikkeld door klanten. Dit gebeurt zowel op projectbasis als op langdurige, strategische basis. Jaarlijks verwerkt Budelpack zo’n 200 miljoen verpakkingen. Van blister tot flesje en van potje tot innovatief verpakkingsconcept als Unitube®.

Ontschottingsuitdaging
Budelpack fungeert voor haar opdrachtgevers als externe verpakkingslocatie. Kortom: make to order. De klant bouwt hierdoor voorraad op. Door make to order bestaat een structureel spanningsveld tussen supply chain planning en operations (productie), omdat planning het belang van de klant dient te behartigen en operations juist de productiebelangen moet verdedigen.

Oplossing
Vendor managed inventory (VMI) kan worden ingevoerd voor de structurele projecten. Dat zijn de producten die het hele jaar door kunnen worden verpakt en waarvoor contracten zijn afgesloten met een minimale looptijd van 12 maanden. Op dit moment is VMI bij twee projecten ingevoerd waardoor make to order verandert in make to stock. Dit leidt ertoe dat de mensen van supply chain planning de interne belangen van operations beter kunnen afstemmen op de commerciële belangen. Daarmee is een belangrijke frictie tussen supply chain en productie weggenomen. Twee belemmeringen bemoeilijken de introductie van VMI of maken dat zelfs onmogelijk:

VMI is niet toepasbaar op incidentele projecten, bijvoorbeeld als er maar een paar productieruns per jaar zijn
de overgang naar VMI vraagt meer openheid van de opdrachtgever omdat deze meer informatie moet geven dan bij make to order.

Om maximale ontschotting te bewerkstelligen voor de incidentele projecten is communicatie essentieel. Productie moet begrijpen waar planning mee bezig is en waarom, en planning moet de belangen van productie begrijpen. Het is een zaak van hoor en wederhoor, wederzijds begrip en een wederzijdse drive om te zoeken naar de optimale balans. Daarom besteedt Budelpack veel aandacht aan de kernwaarden in de vorm van de vijf B’s: Beter, Benaderbaar, Bescheiden, Bezieling en Betrouwbaar. In teamverband is hierover uitgebreid gesproken en inmiddels zitten deze vijf kernwaarden bij Budelpack in de genen.

Aanpak
In gesprekken met opdrachtgevers is het belang van VMI voor Budelpack aangegeven. Het belang van Budelpack is niet automatisch het belang van de klant. Daarom zijn commerciële afspraken gemaakt die een overgang naar VMI voor de klant ook aantrekkelijk maakt. Zo’n proces kost per project zo’n zes tot twaalf maanden. Leerpunt: de druk moet vanuit Budelpack komen, omdat daar de key driver zit voor invoering van vendor managed inventory.
In 2008 en 2009 zijn per kernwaarde teamsessies georganiseerd. Het team bestond steeds uit een dwarsdoorsnede van de organisatie. Steeds was een lid van het managementteam aanwezig om het belang ervan te onderstrepen. Leerpunt: verankering van de kernwaarden in het denken van de medewerkers moet beter. Men was de sessies gaan zien als ‘het bezig zijn met de kernwaarden’. Toen alle sessie waren afgerond, vroeg men zich af wat het vervolg werd terwijl de kern juist is om de B’s te verankeren in het dagelijks denken en doen. Voorbeeld: als een heftruckchauffeur iets kapot rijdt, dan wordt van hem verwacht dat hij dit conform de B’s van Benaderbaar en Betrouwbaar aan zijn leidinggevende meldt. Ontschotting heeft dus alles te maken met het gebruik van de vijf kernwaarden in de praktijk.

Advies
Communicatie is van doorslaggevend belang voor daadwerkelijke ontschotting. Goede communicatie wordt bewerkstelligd door continue aandacht voor de kernwaarden en het selecteren van de juiste mensen die voldoen aan die kernwaarden.

www.budelpack.com

Deze praktijkcase is uitgewerkt ten behoeve van Best of Supply Chain.