Omvangrijke Europese aanbestedingen bij De Haagse Hogeschool

Olaf Falet is Hoofd Inkoop van De Haagse Hogeschool. In deze rol geeft hij sturing aan het professionaliseren van de inkoopfunctie, met name waar het gaat om het voldoen aan wet- en regelgeving.

Vorm en richting
Olaf Falet: “Mijn opdracht luidt kort gezegd: zet een professionele inkoopfunctie op binnen De Haagse Hogeschool en geef de organisatie die daar bij hoort vorm. Door het facilitair bedrijf zijn in een eerder stadium in ieder geval op een aantal gebieden - inkoop kent vele facetten - zaken gerealiseerd. In sommige gevallen bleef het echter bij concepten of ideeën, zonder dat daar verdere invulling aan werd gegeven. Dat was geen onwil, maar meestal het gevolg van een gebrek aan capaciteit alsook kennis over bestaande inkoopprocessen en de mogelijkheden die de eigen organisatie biedt.”

Door de overheid wordt steeds meer en vaker gestuurd op het voldoen aan wet- en regelgeving, met name op het gebied van Europese aanbestedingen. Op dat gebied vindt op dit moment binnen De Haagse Hogeschool een inhaalslag plaats, vertelt Falet. Ook is hij sinds zijn aantreden bezig met het analyseren en opnieuw inrichten van het bestaande purchase-to-pay proces. “Meer in het algemeen is het van belang dat een organisatie kaders heeft waarbinnen inkoop moet functioneren. Met andere woorden: een inkoopbeleid dat draagvlak heeft binnen de organisatie. Uiteraard kun je een inkoopfunctie niet inrichten zonder dat een groot aantal actoren daar een rol in actieve rol in speelt.”

Voortvarend
“Typerend voor organisaties binnen de semioverheid en onderwijsinstellingen in het bijzonder, is dat de erkenning van de toegevoegde waarde van inkoop vaak onvoldoende is. Voor de betrokken inkopers is het nog wel eens lastig om draagvlak te krijgen voor het proces van Europees aanbesteden”, stelt Falet. Ook kost het nog wel eens moeite uit te leggen dat beschikbare middelen rechtmatig dienen te worden besteed en dat contractafspraken moeten worden gerespecteerd. “Daarnaast is professioneel leveranciersmanagement vaak onvoldoende vormgegeven.” Falet vindt De Haagse Hogeschool er in dit opzicht in positieve zin uitspringen. “Het College van Bestuur herkent en erkent duidelijk de toegevoegde waarde en de behoefte aan een stuk formalisering van de inkoop. Uiterst voortvarend.”

Unieke combinatie
Falet vroeg DPA Supply Chain om hem te ondersteunen in zijn nieuwe rol. “Een belangrijk onderdeel van mijn taakomschrijving is zorg dragen voor de uitvoering van een groot aantal Europese aanbestedingen. Ga je dan naar de capaciteit binnen de afdeling kijken, dan zijn er twee senior inkopers die op jaarbasis zo’n tien tot twaalf complexe aanbestedingen kunnen uitvoeren. We hebben er op onze inkoopagenda echter tussen de zestien en twintig staan. Dan is er toch sprake van een scheefgroei tussen capaciteit en behoefte. Ik heb toen besloten externe ondersteuning in te huren.” Falet zocht een partij met een specifiek profiel. Om te beginnen moest deze een projectmanager kunnen leveren die deskundig is op het in te kopen goed of dienst en ervaring heeft in een Europese aanbesteding van dergelijke commodities. Ook juridisch onderlegd zijn en beschikken over de communicatieve vaardigheden die passen bij Falet’s inkoopteam en de organisatie waren harde eisen.”Geen mals eisenpakket”, zo erkent hij. “Je bent dan toch op zoek naar een persoon met een unieke combinatie van eigenschappen.” Na een lange zoektocht en gesprekken met vele deskundigen, viel de keuze op DPA Supply Chain. “Vaak zijn adviseurs wel deskundig op een product- of dienstensoort, maar hebben geen Europese aanbesteding gedaan of andersom. Het kan ook zijn dat ik geen match zie tussen de persoon in kwestie – hoe deskundig ook – en mijn mensen of de andere actoren binnen onze organisatie.”

Visitekaartje
Falet vraagt de externe deskundige om hem en zijn team volledig te ontzorgen van de werkzaamheden gerelateerd aan de specifieke Europese aanbesteding. “Zo’n projectmanager begeleidt het proces van A tot Z, tot en met de implementatie van de contracten en vertegenwoordigt daarmee onze afdeling inkoop. Eigenlijk is hij of zij dus mijn visitekaartje naar de buitenwereld toe. Dan vind ik dat je stevige eisen mag stellen aan de communicatieve vaardigheden van zo’n externe partij, in de meest brede zin van het woord. DPA Supply Chain is een schot in de roos. De onderneming biedt een gezonde mix van pragmatisme, down to earth communicatie en professionaliteit.”