Duurzaam inkopen en social return voor het Stadsdeel Zuidoost

Namens DPA Supply Chain hebben Marc Prins en Kim van Zundert in maart voor het Stadsdeel Zuidoost van de gemeente Amsterdam, een evaluatie uitgevoerd op twee specifieke onderdelen van het inkoopbeleid: duurzaam inkopen en social return. Het doel was om na te gaan hoe het gesteld is met de naleving van de gemaakte afspraken hierover. Voor duurzaam inkopen speelt het streven in 2010 voor minimaal 75% op duurzame wijze in te kopen. Social return heeft in 2009 in Zuidoost een impuls gekregen door voor het eerst te werken met concrete doelstellingen. Van duurzaam inkopen heeft iedereen wel een idee. Bij het inkopen rekening houden met milieu-, maar ook met sociale aspecten. Social return is wat minder algemeen bekend, maar in Amsterdam Zuidoost juist een belangrijke zaak. Het meenemen van social return bij inkopen betekent dat een gedeelte van de opdrachtsom geïnvesteerd wordt in werkgelegenheid, opleidings- en/of stageplaatsen voor mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt in Amsterdam.

Analoog aan de nalevingsmonitor Duurzaam inkopen van SenterNovem, hebben we voor de evaluatie van duurzaam inkopen en social return een kwalitatieve en een kwantitatieve analyse gemaakt. De uitkomsten zijn voor beide analyse-onderdelen omgezet in een percentage van de ideale situatie. Dit is van belang om de uiteindelijke score te kunnen relativeren tegen de doelstelling van 75% duurzaam inkopen in 2010.

Voor de kwalitatieve analyse is door DPA Supply Chain een model ontwikkeld op basis van processen en criteria, waaraan voldaan dient te worden om de stand van zaken op de hoofdonderdelen van duurzaam inkopen in kaart te kunnen brengen. De hoofdprocessen bestaan uit Beleid en strategie, Structuur en processen, Kennis, Communicatie. Per criterium kan gescoord worden tussen niveau 1 en 5, waarbij 1 het laagst is en 5 het hoogst. De niveaus geven de ontwikkeling aan die gemaakt kan worden binnen de processen van duurzaam inkopen en bieden zo een referentiekader voor de potentiële groei. Door te kijken naar de gewenste score kunnen aanbevelingen gedestilleerd worden uit de evaluatie.

Het toepassen van het model werkt op dezelfde wijze als alle analyses. Er wordt studie gemaakt van aanwezige schriftelijke bronnen zoals het organisatie- en inkoopbeleid, aanbestedingsdocumenten en andere relevante documenten. Daarnaast worden er interviews gehouden met stakeholders op verschillende plekken in de organisatie. Op basis van de verkregen informatie wordt vervolgens voor ieder subproces een niveau vastgesteld. De niveaus van de subprocessen behorend bij één hoofdproces worden bij elkaar opgeteld en gemiddeld. De plaats wordt bepaald door het gemiddelde aantal behaalde punten per hoofdproces te delen door 5 (het hoogste te behalen niveau) en te vermenigvuldigen met 100. Dit leidt tot een percentage als uitkomst.

De kwantitatieve analyse biedt inzicht in het deel van het totale inkoopvolume dat is aangewend voor social return en/of waar duurzaamheideisen aan de leveranciers zijn gesteld. Dit wordt zowel in absolute zin als relatief weer gegeven. Voor de kwantitatieve analyse is gebruik gemaakt van de gegevens van de crediteurenadministratie en de aanwezige (raam)contracten. Door te kijken naar de aanbestedingsprocessen achter de (raam)contracten konden we vaststellen of en in welke mate duurzaamheidscriteria en social return in het aanbestedingsproces gebruikt zijn. Indien dit positief is, voldoen de leveranciers onder de (raam)contracten aan de eisen op gebied van duurzaamheid en/of social return. Het inkoopvolume waarbij duurzaamheid en/of social return zijn meegenomen is afgezet tegen het totale inkoopvolume. Dit geeft een beeld van het percentage van het totale inkoopvolume waarbij duurzaamheid en/of social return een rol hebben gespeeld.

Uiteindelijk zijn de percentages van de kwalitatieve en kwantitatieve analyses naast elkaar gelegd. Voor het stadsdeel werd hierdoor duidelijk waar ze staan ten opzichte van de doelstelling duurzaam inkopen van SenterNovem en in hoeverre er al voldaan wordt aan de harde targets voor social return. Tegelijkertijd kon uit de analyse vrij eenvoudig de noodzakelijke aanbevelingen opgemaakt worden.

De resultaten van de analyses zijn onlangs aan de Gemeente Amsterdam gepresenteerd.

Marc Prins (Business Consultant) en Kim van Zundert (Interim Professional) zijn werkzaam bij DPA Supply Chain in Amsterdam.