Crediteurenanalyse bij gemeente Amsterdam

Woensdag 16 februari 2011

Annelies Soede is binnen de gemeente Amsterdam verantwoordelijk voor de organisatieoverstijgende inkoop en voor het vormgegeven aan het inkoopbeleid. “De professionals van DPA Supply Chain zijn positief-kritisch en proactief. Dat sluit goed aan bij mijn eigen manier van werken.”

Annelies_Soede_Gemeente_Amsterdam

Decentrale organisaties
“Bij de verschillende inkoopprocessen binnen de gemeente Amsterdam zijn zo’n veertig decentrale organisaties betrokken”, vertelt Annelies Soede. “Denk hierbij aan de zeven stadsdelen en de diensten van de centrale stad, zoals de Dienst Werk en Inkomen, de Dienst Persoonsgegevens, het Ingenieursbureau of de Bestuursdienst.” Als hoofd Concern Inkoop van de gemeente is zij verantwoordelijk voor het managen en organiseren van de organisatieoverstijgende inkoop en geeft zij vorm aan het algemene inkoopbeleid. Zij vroeg de consultants van DPA Supply Chain om een gemeentebrede crediteurenanalyse uit te voeren. De door DPA Supply Chain uitgevoerde analyse had betrekking op 2007, 2008 en 2009. “Het traject is eind 2009 gestart en zij hebben toen in één keer drie jaar onder handen genomen. De komende jaren moet de gemeente Amsterdam sterk bezuinigen. Onder de noemer ‘heroverwegingen’ zijn veel besparingsmaatregelen beschreven, waaronder verschillende op inkoopgebied. De crediteurenanalyse heeft ons daarbij goed geholpen. DPA Supply Chain ondersteunt ons bij het implementeren van een aantal plannen die uit hun eigen analyse voortgekomen zijn.”

Inkoopgedrag
DPA Supply Chain benaderde in opdracht van Soede alle gemeentelijke organisaties om een databrief te krijgen uit de verschillende crediteurenadministraties. Nadat deze informatie werd geconsolideerd is er een inkoopanalyse op losgelaten. Dat was niet altijd eenvoudig. Sommige gemeentelijke organisaties zijn op hun beurt weer samengesteld uit een aantal verschillende onderdelen. Er kan in die gevallen sprake zijn van meerdere, naast elkaar opererende, administraties. “Binnen de gemeente wordt momenteel gewerkt aan het realiseren van één centraal financieel systeem”, vertelt Soede. “Op dit moment zijn dat er meerdere en dat kan natuurlijk efficiënter en slagvaardiger. Op het moment dat we met dat centrale systeem gaan werken, kunnen we de informatie waar nu de analyse voor nodig is, rechtstreeks uit dat systeem halen.” Het hangt van de aard van een dienst of organisatie af hoe ingewikkeld of omvangrijk het inkoopgedrag is, zo stelt Soede. “Naar sommige onderdelen van de gemeente gaat bij een analyse, zoals die door DPA Supply Chain is uitgevoerd, uiteraard meer aandacht uit. Daarnaast zijn er diensten of afdelingen die zelf al een crediteurenanalyse hebben uitgevoerd en waarbij zo’n analysetraject door externen kan worden overgeslagen. Daar hoeft kort gezegd minder energie in te worden gestoken.”

Positief-kritisch
Soede werkte in het verleden al eerder samen met de consultants van DPA Supply Chain. “De organisatie is één van de partijen uit de raamovereenkomst die wij een aantal jaren geleden hebben afgesloten. Daar hebben we destijds een aanbestedingstraject voor gedaan. We hebben in de afgelopen jaren een flink aantal uiteenlopende opdrachten uitgezet binnen die raamovereenkomst. Denk bijvoorbeeld aan de begeleiding van inkoopprojecten.” In veel van die gevallen viel de keuze op de professionals van DPA Supply Chain. “Er zijn binnen de gemeente Amsterdam ook op andere plaatsen DPA-ers werkzaam”, vertelt Soede. “Als ik een aantal kernwoorden of typeringen zou moeten noemen die DPA Supply Chain goed omschrijven, dan kom ik op zakelijk, ter zake kundig en ook niet onbelangrijk: plezierig in de omgang. Het is gewoon fijn en constructief samenwerken.” Een belangrijk kenmerk is volgens haar ook dat DPA-ers zich positief-kritisch opstellen en een proactieve houding hebben. “Dat sluit erg goed aan bij mijn eigen manier van werken.”