Zwarte gaten in het magazijn

Woensdag 16 februari 2011

In een magazijn komen vrijwel dagelijks negatieve voorraden voor. Zonder ingrijpen leidt dit tot problemen in de voorraadbesturing en rapporteert u een onjuiste voorraadhoogte! Om een analyse van de voorraden in een keten uit te voeren, heb ik data nodig. Ik geef aan welke data ik nodig heb, bespreek de definities en wacht geduldig op de eerste oplevering.

Zodra ik een aangeleverd databestand open, kom ik in de kolom “magazijnvoorraad” bijna altijd negatieve waarden tegen. En magazijnvoorraad is puur gedefinieerd als de fysieke voorraad in het magazijn, niets meer en niets minder. Soms zijn er veel negatieve waarden, soms weinig en de waarden variëren van hoog tot laag. Beredenerend is dit raar: er ligt iets op de plank of niets; negatief geeft het idee van een zwart gat!

Ik begrijp het ontstaan van negatieve voorraden, deze komen voort uit administratieve verstoringen in de magazijnprocessen, waarbij het onjuist afboeken van voorraad waarschijnlijk plaats 1 inneemt in de lijst. Onjuist afboeken als gevolg van verschillen tussen fysieke en administratieve verpakkingsgroottes is een veel voorkomend fenomeen. Als men beschikt over een WMS of een geautomatiseerd orderpicksysteem, komen artikelen met negatieve voorraden prominent naar voren omdat hier geen verkooporders voor uitgeleverd kunnen worden. Maar niet iedere onderneming heeft een WMS en het bestaan van negatieve voorraden wordt niet eerder opgemerkt dan dat er een verkooporder moet worden uitgeleverd. Voor de aanvulling van voorraden maakt bijna iedereen gebruik van automatische besteladviezen. Deze komen tot stand op basis van economische voorraad versus bestelniveau. En een belangrijk onderdeel van de economische voorraad is de fysieke magazijnvoorraad. Een negatieve magazijnvoorraad resulteert dus altijd in een verlaging van de economische voorraad en kan zomaar aanleiding zijn voor een bestelvoorstel!

Omdat een economische voorraad louter administratief is, kan en mag deze wel negatief zijn. Kortom: een negatieve magazijnvoorraad kan zorgen voor een bestelvoorstel die nergens op slaat. Want, zoals eerder gesteld, er ligt iets of niets aan fysieke voorraad! Het is de oplettendheid van de voorraadplanner die zorgt dat de bestelvoorstellen voor artikelen met een negatieve magazijnvoorraad tegengehouden worden. Veel systemen signaleren geen negatieve voorraadstanden: u bent vanaf nu gewaarschuwd!