De jaarlijkse voorraadbalans: de meest onzinnige exercitie!

Donderdag 20 januari 2011

Een onbetrouwbare magazijnvoorraad zorgt voor ontevreden klanten. Een jaarlijkse voorraadbalans zal dit niet verbeteren. Het is een regelrechte verspilling van tijd, geld en frustreert werknemers die liever vrij hadden willen zijn. En toch voeren we het uit; wat mankeert ons?

Eind jaar betekent voor veel ondernemingen dat deze rustige periode qua omzet wordt gebruikt om de voorraden te inventariseren. Niet alleen om de voorraadadministratie op orde te brengen, maar ook omdat boekhouders en accountants in hun jaarafsluitingen de waarde van de voorraad moeten opnemen - en dat moet kloppen! Dat betekent de formatie van telteams, en tellen (of wegen), hertellen (bij afwijking), nog eens hertellen en uiteindelijk vaststellen van de juiste voorraadhoogte per artikel. De financiële organisatie maakt hier uiteindelijk een verslag van en concludeert dat de voorraadhoogte aansluit bij de boeken en dat er slechts een miniem financieel voorraadverschil is gevonden. Iedereen tevreden en daarmee wordt de jaarlijkse exercitie snel afgesloten: klaar. Dat het miniem financieel voorraadverschil resultaat is van de som van vele negatieve en positieve uitschieters, vinden accountants niet zo belangrijk. Zij kijken naar de relatieve som en denken niet in absolute waarden. En welke oorzaken voor deze uitschieters gezorgd hebben, is lastig uitzoeken en, gezien het geconstateerd miniem financieel verschil, niet de moeite waard.

Voorraden ontstaan als resultante van onzekerheden, waarvan vraag en aanbod bij iedereen bekend zijn. Dat wordt ook duidelijk zichtbaar in de formule van de veiligheidsvoorraad waar gerekend wordt met vraagafwijking en levertijdafwijking. Merkwaardig is dat er totaal geen component is opgenomen voor de onzekerheid in de voorraadhoogte: men gaat er vanuit dat de voorraad altijd klopt! Dat deze aanname mank gaat in de praktijk, weten we allemaal. Zo ontstaat een raar beeld: veel ondernemingen focussen zich primair op het reduceren van vraagonzekerheid, doen al veel minder aan het reduceren van de levertijdonzekerheid en laten de voorraadonzekerheid vaak geheel links liggen. En dat terwijl het reduceren van bijvoorbeeld levertijdonzekerheid een veel eenvoudiger proces is dan dat van vraagonzekerheid. Juist omdat de voorraadonzekerheid niet voorzien is in de voorraadmodellen is juist de noodzaak aanwezig om een 100% score na te jagen voor de betrouwbaarheid van de voorraad! En ik waarschuw u: in veel systemen is het mogelijk negatieve magazijnvoorraden aan te houden. Ziet u het voor u: als u gaat kijken, ziet u een zwart gat. Negatief is negatief en niet nul; hier ontstaan prachtige besteladviezen om in ieder geval de voorraad tot nul aan te vullen. Je reinste kolder!

Aan vrijwel iedere onderneming waar ik een “intake” verricht, vraag ik de score van de voorraadbetrouwbaarheid. Niet zelden zie ik vragende blikken aan tafel en als het wel herkend wordt, is dit niet gemeten. “Het is wel in orde,” wordt er dan gezegd. En dat zegt genoeg: dit zijn de ondernemingen waar de jaarlijkse inventarisatie nog steeds wordt uitgevoerd en men nog niet bekend is met het cyclische telproces. Dit proces is juist in het leven geroepen om de resultaten te gebruiken voor structurele procesverbeteringen, om de betrouwbaarheid van de voorraad structureel te verhogen. En dat is broodnodig om de laatste paar procenten te stijgen in de customer service. Deze stijging is bovendien veel gemakkelijker te realiseren, dan het reduceren van een voorspelfout. Of ziet u dit anders?