Laat je niet ‘inpakken’ bij het inkopen van verpakkingen

Vrijdag, 13 februari 2009

De mens heeft altijd al dingen ingepakt. Om spullen van de ene plaats naar de andere te brengen of om spullen te bewaren.

Verpakkingen hebben in eerste instantie voornamelijk een praktische reden: het product beschermen tegen invloeden van buitenaf of om vervoer gemakkelijker te maken. Het product en de omstandigheden waaronder ze opgeslagen of vervoerd worden bepalen daarbij het soort verpakking. Maar er komt mee bij kijken…

In de loop der tijd is er echter een complete verpakkingsindustrie ontstaan. De verpakking is een steeds grotere rol gaan spelen bij het wel of niet succesvol zijn van een product. Er zijn daarom tegenwoordig verpakkingsdeskundigen. Inpakken is zelfs tot kunst verheven: denk aan Christo, die de Parijse Pont Neuf inpakte en de Brandenburger Tor in Berlijn. Genoeg redenen om je eens te verdiepen in de wereld van verpakkingen.

DPA Supply Chain Verpakkingsmatariaal Wim Nieland

De Markt
De top 10 leveranciers in de Nederlandse verpakkingsmarkt bestaat uit:

Crown Cork & Seal
Gildepakgroep
HODI
Kivo
Moonen Packaging
RAJAPACK
SCA Packaging
THE BOX
Vinkova
Zaanlandia Bekkers Blik

Hoofdfunctionaliteiten
De drie belangrijkste functionaliteiten van een verpakking zijn:

Conserveren
Distribueren
Informeren

Daarnaast vervullen verpakkingen binnen de Business2Consumer-markt een sterke marketingfunctie. Denk hierbij aan de flitsende snoepverpakkingen en de hippe hersluitbare drinkflesjes. Binnen de Business2Business-markt wordt voornamelijk in grote hoeveelheden geleverd en speelt de verpakking als marketingtool een aanzienlijk minder grote rol.

Om de juiste verpakking voor een product te bepalen moet naar de gehele logistieke keten worden gekeken. De verpakking moet soepel over de productielijn rollen, maar tevens bescherming bieden tijdens de fysieke distributie. Het kwalificeren van een geschikte verpakking, is dan ook een behoorlijk complex proces en afhankelijk van vele factoren.

Vele eisen
Belangrijke recente ontwikkelingen op het gebied van verpakkingen zijn:

De verschuiving van grote (gezins)verpakkingen naar kleinere (eenpersoons)verpakkingen
Verpakkingen waar eten in bereidt kan worden (bijv. magnetronmaaltijden)
Verpakkingen die voor ouderen eenvoudiger te openen zijn.

Zowel technische als functionele specificaties zijn van grote waarde bij het vinden en ontwikkelen van een goede verpakking. Samenwerking tussen de verschillende afdelingen is van groot belang. De inkoper moet achter zijn bureau vandaan en een kijkje nemen in het magazijn, bij de productie en bij transport om een duidelijk beeld te krijgen van de omstandigheden waaronder de verpakking moet functioneren. Benut hierbij de kennis van de leveranciers. Het kan zelfs raadzaam zijn om de te verpakken producten aan een potentiële leverancier te overhandigen, zodat deze de verschillende mogelijkheden kan toelichten. Zo bundel je kennis en bouw je op de ervaring van een deskundige.

Naast de functionele en technische eisen die er aan een verpakking worden gesteld, zijn er ook eisen vanuit de maatschappij. Milieuvriendelijke verpakkingen zijn een actueel onderwerp. Helaas is het niet eenvoudig vast te stellen wanneer een verpakking milieuvriendelijk is. Glazen potten als verpakking lijken duurzaam, maar kijkend naar gewicht bij het transport blijkt het een minder milieuvriendelijke keuze. Zo zijn er voor elke type verpakking meerdere factoren die moeten worden meegenomen bij het bepalen of een verpakking milieuvriendelijk is of niet.

Do’s

Functionele specificatie formuleren
Betrek meerdere afdelingen bij het selecteren van de juiste verpakking. Iedere afdelingen heeft zijn eigen pakket van eisen en wensen: de marketingafdeling wil een flitsende verpakking die de consument trekt maar voor de afdeling productie is een verpakking met lage handelingkosten belangrijker. Luister naar de verschillende afdelingen, maar houd het doel voor ogen. Formuleer een eenduidige specificatie, zodat er over de functionaliteit van de verpakking geen misverstanden kunnen ontstaan.

Laat je informeren
Het inkopen van verpakkingen is complex proces, dus kom als inkoper achter je bureau vandaan. Gebruik de leveranciers. Het kan zelfs noodzakelijk zijn om een verpakkingsdeskundige in te schakelen.

Volg de ontwikkelingen binnen de markt
Veel materialen waar verpakkingen van gemaakt zijn, zijn ‘commodities’, waarvan de prijzen kunnen fluctueren. Om als inkoper een sterke(re) positie aan de onderhandelingstafel te hebben, is het noodzakelijk om goed op de hoogte te zijn. Zijn de grondstofkosten werkelijk zo hard gestegen als de leverancier beweert?

Aandacht voor nazorg
Voorkom verrassingen in een later stadium door bijvoorbeeld kwaliteitscontroles uit te voeren op de ontvangen goederen. De norm voor de kwaliteit kan vastgelegd worden in leveringscontracten en controleer of de leverancier zijn afspraken blijft nakomen. De uitgave van Editor Cantor kan erg nuttig zijn bij het vastleggen van de kwaliteitsnorm. http://www.ecv.de/ecv/catalog/product_info.php?cPath=48&products_id=125

Don’ts

Vastklampen aan technische specificaties
Wanneer een verpakking alleen aan de hand van technische specificaties wordt ingekocht, is de kans groot dat deze niet aan alle wensen voldoet. Bespreek zowel zowel de technische- als functionele specificaties met je leverancier.

Inkoper te laat betrekken
Vaak wordt de inkoper pas bij het proces betrokken als de ontwerpen van een nieuwe verpakking gereed zijn. Het is echter aan te raden om de inkoper zo vroeg mogelijk bij het proces te betrekken, hij heeft immers contact met de leveranciers en kan al in een vroeg stadium aangeven wat er wel en niet mogelijk is.

Laagste prijs kiezen
Kijk bij het inkopen van verpakkingen nooit alleen naar de prijs. Er is een goede kans dat een iets duurdere verpakkingen toch een enorme besparing met zich mee brengt.

Best pratice inkoop verpakkingsmaterialen.

Hoe pareer je een aangekondigde prijsverhoging voor etiketten?
Alle inkopers weten hoe belangrijk het is goed beslagen ten ijs te komen in onderhandelingen met leveranciers. Bij bedrijf X, dat veel verpakkingen inkoopt en bij een van zijn leveranciers daarmee zelfs verantwoordelijk is voor 10% van de omzet, worden daarom dagelijks de prijzen en trends van de basisgrondstoffen en afgeleiden bijgehouden en weet men per productcategorie wat de cost-drivers zijn. Met deze gegevens is te calculeren wat de leverancier aan prijsveranderingen kan gaan doorvoeren en kan de inkoper zich proactief opstellen.

In december 2008 kondigde de leverancier van etiketten voor de eerste maal dat jaar een prijsverhoging aan, met als argumenten verhoging in grondstofkosten en algemene kostenstijgingen. Echter, in juli was algemeen bekend dat de grondstofprijzen waren gestegen. Op dat moment was er begrip geweest. Maar in december, toen de prijzen alweer daalden had de leverancier het momentum verloren.

Het feit dat de leverancier niet in juli met een prijsverhoging kwam, maakt duidelijk dat zijn marge dus groot genoeg is om grote prijsverhogingen in de grondstoffen op te vangen! Maar ook konden wij de leverancier voorrekenen, dat hij zijn prijzen naar beneden moest aanpassen, in plaats van omhoog. De discussie die hierover ontstond resulteerde in een samenwerking: de leverancier kon, met behulp van onze gegevens, de door haar leveranciers gewenste prijsverhogingen pareren en de calculaties aanpassen. Het resultaat was dat er ook voor bedrijf X, geen prijsverhoging maar een prijsverlaging doorgevoerd werd.

Naar aanleiding van dit voorbeeld, waarin de klant de leverancier stuurt, kun je je afvragen of deze leverancier wel de juiste partner is. Daar zullen we in de toekomst naar moeten kijken!

Wim Nieland MSc MBA is Business Line Manager en Aart Nicolaï is Consultant bij DPA Supply Chain in Amsterdam.