Inkoop van catering

Vrijdag, 7 mei 2010

De inkoop van bedrijfscatering. Hoe doe je dat, waar let je op en wat zijn de belangrijkste do’s en don’ts?

De cateringmarkt is een concurrerende markt. De top-drie van cateringbedrijven (in willekeurige volgorde) bestaat uit Sodexo, Eurest en Albron. Er spelen verschillende trends in cateringland. Bedrijfsrestaurants gaan steeds meer lijken op horecagelegenheden, waar presentatie en sfeer belangrijk zijn. Ondanks of misschien dankzij de globalisering is er steeds meer vraag naar puur Nederlandse producten.

Inkoop van catering DPA Supply Chain

Uiteraard is ook duurzaamheid een trend. Kanttekening daarbij is dat de lunchgasten daar in de regel niet extra voorwillen betalen. Ten slotte is er ook een trend naar steeds gezondere producten. Werkgevers willen graag dat hun medewerkers gezond eten. Daarbij is belangrijk het vinden van de grens tussen ‘beïnvloeding’ om gezondere producten te kopen en ‘betutteling’ van de medewerkers. Onderzoeken tonen aan dat de gemiddelde besteding per gast zo rond de 3 euro per dag schommelt. Dit betekent dat volledig commerciële catering nog niet haalbaar is. De prijsdaarvan ligt toch wat hoger.

Contractvormen
Er zijn verschillende soorten contractvormen binnen de catering. Op deze contractvormen zijn natuurlijk varianten of combinaties mogelijk. Drie van deze contractvormen zijn: het openboeksysteem, een contract met een aanneemsom en de commerciële catering / het geslotenboeksysteem.

Bij het openboeksysteem wordt een uitgebreide begroting gemaakt. Het tekort in de begroting wordt door de opdrachtgever aangevuld. Dit bedrag kan schommelen als bijvoorbeeld meer mensen komen lunchen (meer omzet, kleiner tekort).

Bij de aanneemsom wordt dezelfde begroting gemaakt, maar hierbij neemt de cateraar het risico op zich van het uitlopen van de kosten, en ook van de kans dat er minder kosten worden gemaakt. Vaak wordt er wel een bandbreedte (bijvoorbeeld in bezoekers) afgesproken waarbuiten het contract wordt aangepast.

Ten slotte de commerciële catering / het geslotenboeksysteem. Voor een bepaalde locatie wordt aangegeven hoeveel mensen er komen eten. De opdrachtgever ontvangt huur voor de locatie en kan eisen stellen aan assortiment en prijs. Het geheel is dus voor risico van de cateraar, die als het ware zelfstandig een restaurant in het bedrijf heeft.

Do’s

Neem de tijd
Bij inkoop van cateringdiensten is het belangrijk vooraf de tijd te nemen om na te denken over de gewenste invulling. Er moet vooruit gedacht worden, met in het achterhoofd het organisatiebeleid. Wat wilt u uw medewerkers bieden, moeten er biologische artikelen worden aangeboden (en hoe wordt dat gefinancierd), op welke wijze wilt u de contractvorm invullen enzovoorts. Te vaak wordt een contract gesloten
en is het tijdens de contractperiode nodig om problemen op te lossen, die wellicht te voorkomen waren.

Houd een marktconsultatie
Houd een marktconsultatie en nodig daar ook de stakeholders - de lunchgasten - voor uit. Als het in de organisatie voor de gebruikers duidelijk is waarom bepaalde keuzes worden gemaakt, is het draagvlak voor de uiteindelijke beslissing groter.

Aanvaard de consequenties
Als u kiest voor een bepaalde contractvorm, aanvaard dan ook de consequenties. Bij een commercieel contract liggen de verantwoordelijkheid en het risico bij de cateraar. Geef de cateraar dan ook de ruimte om daar invulling aan te geven en de keuzes te maken waarvan hij denkt dat die het meeste opleveren. U hebt er immers voor gekozen om geen risico of verantwoordelijkheid te nemen; dat betekent dat u dus ook minder inspraak hebt.

Automaten ook door cateraar?
Als u ook automaten van de cateraar wilt afnemen, laat deze dan vrij om te bepalen hoe dat ingericht wordt. Als die vrijheid hoog is, kan de cateraar over meerdere locaties en opdrachtgevers bekijken op welke manier de automaten efficiënt en winstgevend kunnen worden ingezet. Als die vrijheid er niet is en de cateraar wordt vastgelegd, is het vaak niet winstgevend voor een cateraar om automaten uit te baten. De ervaring leert dat opdrachtgevers die vrijheid vaak niet geven. Het is ook afhankelijk van de lengte van het contract. Als een cateraar voor langere tijd een contract aangaat met een automatenleverancier maar het cateringcontract na een jaar afloopt, dan zit de cateraar nog met een contract met de automatenleverancier.

Stel een SLA op
Stel een service level agreement (SLA) op om tijdens de contractperiode grip te houden op de wijze waarop de cateraar het contract uitvoert.

Don’ts

Een te kort of te lang contract afsluiten zonder rekening te houden met de omstandigheden
De optimale lengte van een contract voor een cateraar is afhankelijk van de omstandigheden. Als er ook automaten bij zitten, dan moet het contract met die leverancier worden meegenomen in de beslissing. Daarnaast hangt het bijvoorbeeld ook af van de verwachtingen van de opdrachtgever. Als er moet worden geïnvesteerd in de aankleding van het restaurant of nieuwe hardware, dan moet daar wel een langere
contractduur tegenover staan. Ook voor het draagvlak binnen de onderneming is het beter minimaal een contractduur van drie jaar te gebruiken.

Organisatie niet betrekken bij wisseling van cateraar
Bij een wisseling van cateraar is het erg belangrijk dat de interne communicatie op orde is. De medewerkers moeten er van op de hoogte worden gesteld dat er wijzigingen aankomen en waarom dat gebeurt. Als de prijzen ineens verhogen, de openingstijden veranderen of het cateringbeleid wijzigt, zorg er dan voor dat de medewerkers dit vooraf weten. Als het uit het niets lijkt te komen, zal dit leiden tot weerstand binnen de organisatie.

Weinig informatie willen vrijgeven in de offerteaanvraag
Personeelskosten maken de grootste kostenpost uit van de cateringbegroting. Als er bijvoorbeeld op vrijdag structureel de helft van het normale aantal bezoekers komt, zou het interessant kunnen zijn op die dag het assortiment te beperken, minder kassa’s in te zetten en op die manier op de personeelskosten te besparen. Dit soort managementinformatie is voor de cateraar belangrijk om een goede offerte
op te stellen. Stel deze informatie dan ook beschikbaar in de offerteaanvraag.

Gun alleen op prijs
Kwaliteit is ook een belangrijke factor, vooral als de tevredenheid van de gebruikers, de eigen medewerkers, belangrijk is.

Best Practice: in zee met een samen werkingsverband

Totaalpakket
Een grote productieorganisatie zet een aanvraag in de markt voor cateringdiensten. Uit de eerste marktanalyse voorafgaand aan de offerteaanvraag blijkt dat er meerdere leveranciers zijn die naast catering een totaalpakket aanbieden met bijvoorbeeld ook schoonmaak en beveiliging. Naast de grote multi-servicebedrijven die alle dienstverlening onder één dak hebben, zijn er ook bedrijven die speciaal voor dit soort situaties gaan samenwerken. Het blijkt daarom belangrijk om in de aanvraag duidelijk te maken dat een inschrijvende partij moet aantonen dat de (mogelijke) samenwerking zal gaan werken.

Aanspreekpunt?
De organisaties moeten hierop worden ingericht. Wie wordt bijvoorbeeld het centrale aanspreekpunt en naar wie gaan de facturen? Dit om te voorkomen dat de klant uiteindelijk toch nog met vier bedrijven aan tafel zit en er iedere maand vier facturen binnenrollen.

Keuze
Uiteindelijk wordt gekozen voor een samenwerkingsverband. Om dit te stroomlijnen wordt met de gekozen leverancier afgesproken om een regieorganisatie op tactisch niveau te organiseren waarbij voor de operationele afspraken wel met een contactpersoon per bedrijf wordt gewerkt. Dit om ervoor te zorgen dat de gespecialiseerde persoon aan tafel zit als het om uitvoeringsafspraken gaat.

Resultaat.
Deze wijze van werken levert na een jaar niet alleen kostenbesparingen op maar ook een efficiënte en prettige manier van samenwerken.

Manfred Hoogveld is Managing Director Consultancy bij DPA Supply Chain in Amsterdam